Captación desde la Web

Vtiger te permite capturar prospectos desde la web por medio de sus Formularios

En efecto. Podrás diseñar tus propios formularios, sin necesidad de saber programación php,  y aplicarlos en tu sitio web para capturar los datos de tus visitantes.

Una vez conseguidos sus datos, podrás ingresarlos en tus embudos de marketing y seguirlos mediantes acciones automáticas:

  • Podrás segmentar esos datos mediante campos ocultos que clasifiquen los mismos
  • Podrás hacer seguimientos automáticos prediseñando envíos secuenciados por el tiempo que desees.

Embudos de Marketing

Llamamos ambudos a la estrategia de ir «empujando» los prospectos de un nivel al siguiente. Entre cada estadio del embudo se intercalan acciones intermedias que permiten progresar los contenidos.

Más que un CRM

Vtiger es mucho más que un CRM

Tradicionalmente los softwares vienen optimizados para ejecutar determinadas tareas que se suponen a un Centro de Fitness standard. Podríamos decir que son tareas «pret a porter», permitiendo mínimas variaciones que permitan adaptar ciertos procedimientos específicos de tu Centro de Fitness.Esto es así porque los CRM especializados en el sector del fitness suelen ser de código cerrado

Vtiger es una aplicación de código abierto, lo cual tiene te permitirá mucha más mobilidad y adaptabilidad dentro del código base de la misma.

1. Define tus Procesos como si fueras una Franquicia: Define el «Qué»

Esta característica obliga a Centro de Fitness a definir sus procesos y procedimientos en primer lugar. Deberás escribirlos lo más detalladamente posible para luego llevarlos al CRM.

¿Cómo conseguirás los clientes?

¿Cómo los convertirás en clientes?

¿Qué seguimientos realizarás?

… y un sin sin de procedimientos comerciales más que deberás llevar al papel

2. LLeva esos procedimientos al CRM. «Define el Cómo»

Seguimos dentro de las tareas de «Calidad». Algunos procedimientos de tu Centro de Fitness deberán adaptarse a sus características y ello será posible. Otros quizá no, y deberás trabajar con código o crear nuevos módulos.

Clubesygimnasios ha adaptado Vtiger a Centros de Fitness, con nuevos módulos de Accesos y Facturación.

3. Distribuye tareas y crea grupos de trabajo «Define el Quién»

Un trabajo con procedimientos  sólo logra sus máximos beneficios si son realizados por las personas adecuadas en el momento adecuado.

Vtiger te invita a trabajar con todo el equipo:

  • Definiendo puestos de trabajo
  • Planificando competencias necesarias de las personas para desarrolar dichas tareas
  • Delegando responsabilidades con nombre y apellido
  • … la lista es muy extensa y podría seguir

Naturalmente, cuando hablamos de delegación estamos rozando otro tema fundamental de la gestión: Liderazgo

¿Cómo harás para que tus colaboradores quieran, puedan y sepan desarrollar las tareas que tienen encomendadas?

4. Determina el «Cuándo»

Por último, una buena distribución del trabajo no sería completa si no determinamos con claridad el cuándo se realizarán las tareas adjudicadas. A esto le llamamos «análisis de los puestos de trabajo» y el «estudio del flujo de procesos». Debemos asegurarnos que las tareas puedan ser realizadas en función de la carga de trabajo diaria, semanal y mensual de cada colaborador. De esa manera evitarás el clásico «no he tenido tiempo»

 

 

 

Implantación de Vtiger

Buenas prácticas para tener éxito en la implantación de VTiger CRM

Analicemoslos uno a uno:

1.  Identificación de los objetivos del CRM

Debemos identificar que módulos y configuraciones son necesarios para la implantación de vtiger en cada posible escenario.

Algunos ejemplos:

a) Orientación a la venta:

Vtiger te permitirá cubrir el ciclo de ventas completo, desde la identificación de un “precontacto a través de actividades de marketing,  el contacto inicial, (contacto frío o derivado de acciones de cualquier tipo, RRPP, reuniones profesionales o sectoriales, campañas, etc.), la conversión en potenciales de negocios (oportunidades) incluyendo la generación de propuestas de negocio y presupuestos,  y finalmente la conversión  en clientes.

El segumiento de este ciclo se realiza por medio del módulo Oportunidades, (de las actividades de marketing) o  contactos (en frío o en caliente) la generación, la transformación en oportunidades y finalmente la conversión en clientes o cuentas.

Incluye un uso básico de los módulos de inventario (productos, ofertas, pedidos, facturas), pero lo más probable es que esta función sea delegada en el equipo de soporte de ventas que serán los que gestionen esta etapa del ciclo de ventas.

b) Orientación al soporte a la venta:

Una vez realizada la venta es preciso garantizar la experiencia del usuario .

Los módulos básicos de información de los clientes (pre-contactos, potenciales oportunidades, contactos y cuentas) estarán llenos de información que dará al equipo de ventas una visión clara de sus clientes, y sus necesidades individuales.

La Automatización de la Fuerza de Ventas (relevante sólo cuando se ponga en funcionamiento un nivel mínimo de flujo de trabajo) orientará al equipo de ventas en la gestión regular de contacto con los clientes y en una mejor comprensión de sus necesidades y requerimientos.

 

Con una definición clara de roles,  funciones y perfiles en cada departamento o área de la empresa, cada uno se puede centrar en sus responsabilidades específicas, a saber:

  • Módulos de Entrada (clientes potenciales, potenciales, contactos, cuentas) serían administrados totalmente por el equipo de ventas.
  • Módulos de Inventario (Productos, Presupuestos, pedidos, facturas) a ser administrados por soporte a ventas.
  • Módulos de Apoyo (Notas, Helpdesk) para ser utilizado tanto por ventas como por soporte a ventas con fines de comunicación.
  • Personal / Herramientas de Gestión del Equipo (Calendario, Actividades, correo electrónico, tablero de mando, RSS, Informes) debe ser utilizado cuidadosamente por todo el personal a fin de que la gerencia de la empresa tenga “de un sólo vistazo”, una clara visión de los progresos realizados en la empresa.

2.  ¿Cómo medir el “éxito” de un proyecto CRM?

Los siguientes indicadores clave de rendimiento deben ser tomados en consideración: Una comparación antes/después debe establecerse, basada en datos históricos de al menos 3 últimos meses, aunque un año de datos históricos sería lo mejor para realizar una comparación debido a que incluiría indicadores estacionales de ventas.

Estructura de la Información

Documentar el número actual de horas-hombre necesarias para obtener un archivo de cliente (que incluye sus datos de contacto, proyecto (s) o el estado del volumen de ventas, etc.) Tras la implantación del CRM se ve que disponemos de mas información del estado de cada oportunidad, cada cliente. Esta información bien estructurada es una de las claves para tener éxito en la confección de las propuestas a medida para nuestros clientes.

Volumen de Ventas

Documentar la frecuencia y el volumen compras por cliente y por año. Ver que tras la implantación del CRM estos ciclos se acortan y se hacen mas eficientes en la gestión de los mismos (menos horas a dedicar para hacer estas gestiones).

Satisfacción del Cliente

Documentar el número de incidencias o quejas, visitas de seguimiento y otros incidentes “fuera del ciclo de ventas”

Midiendo estas tres variables básicas, tendremos una visión rápida del aumento o disminución de la efectividad del equipo de ventas

Identificar los aciertos y errores en la implantación del piloto nos permitirán acometer un proyecto a escala total con una garantía de éxito.

Cuantificación de la cantidad de datos para la toma de decisiones

Podemos medir cuantos datos o variables seran los que utilizaremos para la toma de decisiones sobre las ofertas de servicios o productos a nuestros contactos o clientes. Tras la implantación del CRM contaremos con un cuadro de mando sobre el seguimiento comercial del mismo, sobre datos de contacto e información global que nos da una visión de 360º sobre cada cliente.

3.   Determinar las Necesidades del Centro de Fitness o del Entrenador Personal

Es importante que tengamos claro que objetivos queremos lograr al acometer un proyecto de implantación de un CRM en nuestra organización. Esto nos permitirá una correcta comunicación del proyecto a los interesados y un análisis del impacto que puede tener en la organización en las fases iniciales y en el largo plazo.

A fin de tomar en cuenta a todos los interesados y lograr su involucración en la medida que sea necesaria, es recomendable llevar a cabo los siguientes pasos:

  • Definir los usuarios iniciales piloto. Se necesitarán al menos un representante a nivel de Recepcionistas y uno o dos Monitores
  • Determinar los procesos de ventas, marketing y servicio al cliente que serán gestionados a través del sistema.
  • Comenzar con unos pocos procesos, ponerlos a funcionar y continuar  a partir de allí.
  • Identificar las necesidades de formación.
  • Documentar los procesos y flujos de trabajo para los usuarios (p.e: ingreso de cuentas, ingreso de actividades, asignación de oportunidades, etc.)
  • Desarrollar programas de formación y los materiales correspondientes.
  • Determine las necesidades datos brutos a importar a la plataforma, exportaciones de bases de datos de potenciales clientes, exportaciones de clientes de otras fuentes de datos.

4.   Determinar los requerimientos de personalizaciones específicas de VTiger  a   la empresa.

Es muy probable que los procesos de la empresa no coincidan al 100% con los procesos gestionados por vtiger CRM, por tanto se debe realizar un análisis detallado de las necesidades específicas que pudiesen no estar satisfechas por la aplicación. En el caso de tener unos requerimientos con un alto grado de parecido con VTiger procederíamos a:

  • Determinar que términos, formularios,  etc. tendrán que modificarse para adaptarse a requisitos específicos  de la empresa o de su sector de actividad. Lo recomendable es que no haya que hacer modificaciones bruscas sobre los actuales flujos de trabajo que tiene definidos VTiger.
  • Revisar las funcionalidades de vtiger con los usuarios de la organización para ver que se ajustan en alta medida a los específicos o bien que implantarlos puede ser beneficioso para la compañía.
  • Determinar la necesidad de realizar personalizaciones para adaptar la aplicación a requerimientos locales del pais en cuestión. (p.e.: prácticas de negocios o requerimientos legales locales).

5.   Preparación de la plataforma servidor

Establecemos los requerimientos en cuanto a servidores, sistemas operativos, y resto de detalles sobre los que la plataforma VTiger

Consideraciones previas a la instalación:

  1. ¿Se ejecutará vtiger en un servidor local o en un servidor web alojado en una empresa de hosting? (Soporte de FastCGI / CGI, velocidad de conexión, servidor de alojamiento compartido todos afectar los tiempos de carga de la página)
  2. ¿Cómo se espera que los usuarios utilicen esta instalación? (Si son muchos usuarios, debe decidir roles  y establecer grupos de usuarios)
  3. Sobre que sistema operativo se va ejecutar la aplicación: Linux/*Nix/Windows?
  4. Base de datos de la aplicación: MySQL/PostgreSQL/otra?
  5. ¿Hay una instancia de Apache/PHP/*SQL instalada,? ¿Qué versión y configuración está instalada de cada uno de estos? (vtiger requiere ciertos ajustes, ¿pueden se realizados a través de un archivo “ini”?
  6. Servidor de correo saliente y entrante para el envío y recepción, es necesaria una cuenta de usuario dentro del servidor por cada usuario para poder recibir correo, e igualmente una cuenta para poder enviar correo a través del puerto de correo saliente, con 1 sola cuenta puede ser suficiente para toda la plataforma.

Es necesario saber qué cambios (si los hay) serán necesarios para una instalación limpia de vtiger. Se ahorrará mucho tiempo si esto se toma en cuenta antes de realizar la instalación.

6.    Instalación de vtiger

  • Instalación la última versión y los parches necesarios en Plataforma Linux o Windows
  • Configuración de las copias de respaldo de vtiger en las utilidades de la base de datos. Con esto conseguiremos subir una copia de seguridad a un servidor ftp de forma automatizada y transparente para el usuario.

7. Estrategias de Implantación

El último pero no el menos importante de los aspectos a tener en cuenta a la hora de implantar un Sistema Vtiger de Gestión CRM es la estrategia a usar.

A los efectos de abordar uno de los factores clave de éxito de la implantación,  LAS PERSONAS,  te recomendamos que sigas los siguientes pasos:

  • Reune a todo tu equipo y explica el proyecto
  • Comunica a los colaboradores que trabajarán como responsables de la Implantación. Define claramente su rol
  • Distribuye responsabilidades de implantación en los roles y personas clave de tu empresa (al menos un recepcionista, un monitor de colectivas, un PT, un Coordinador, Gerente)
  • Comunica cómo se trabaja con proyectos. Ve poco a poco pero sin pausa.

Debido a la importancia de este aspecto te invitamos a visitar: RESISTENCIA AL CAMBIO

Pretendemos que este “Post”  sea una guía ilustrativa, aunque son muchos los detalles a tener en cuenta cuando acometemos un proyecto de implantación de vtiger CRM en la empresa.

 

Altas

Entrevista Motivacional

Las Altas corresponden a los datos que recabamos en la entrevista presencial inicial con nuevo cliente.

Todo el proceso de comunicación, mejor dicho, el guión de la entrevista, lo encontrarás en la vista «Contactos». Podrás ver ciertas preguntas y diferentes opciones de respuestas que rellenarás puntualmente.

Organización de la Entrevista

Cada entrevista es diferente. No obstante,  los datos de la misma están organizados de manera lineal aunque sabemos que esto nunca es así.

Deberás simplemente tener en tu mente la organización de la entrevista (escuchar – demostrar que has escuchado – influír). Luego, el devenir del diálogo te dirá por qué derroteros irá fluyendo la misma. No obstante, la cantidad de datos que están plasmados en la entrevista de Conyactos DEBERÁN ser recogidos para hacer posible:

  • Un registro mínimo de datos que permita rellenar la base de datos
  • Una serie de disparadores que den lugar a determinados seguimientos automáticos
  • Unos registros que permitan posteriormente una segmentación que pisibilite el lanzamiento de campañas de marketing